Punkt wyjścia
Dokumentacja techniczna rozdzielnic — projekty, schematy, karty katalogowe, DTR, protokoły odbiorowe — żyła w folderach na dysku sieciowym i w załącznikach do maili. Jedynym nośnikiem informacji o wersji była nazwa pliku, a ta potrafiła kończyć się na _v3_final_poprawiony.
Konsekwencje były zawsze te same: nikt nie umiał w kilka sekund powiedzieć, która wersja obowiązuje na produkcji i kto ją zatwierdził. Dwie osoby otwierające ten sam dokument nadpisywały sobie pracę. Odtworzenie historii zmian oznaczało przeszukiwanie skrzynek pocztowych, a numer oferty i numer zlecenia produkcyjnego przepisywano z ERP ręcznie — razem z literówkami.
Co zbudowaliśmy
EDMR powstał od zera jako system dedykowany, osadzony w infrastrukturze klienta i dopasowany do realiów biura konstrukcyjnego, a nie do ogólnego „obiegu dokumentów”:
- Wersjonowanie w ramach rodziny dokumentu — kolejne wersje i rewizje należą do jednego dokumentu, obowiązująca jest oznaczona jednoznacznie, a poprzednie pozostają dostępne bez kopiowania plików,
- Dwa tryby obiegu — oferty numerowane sekwencyjnie i bez rewizji, projekty w schemacie V0–V5 z rewizjami; formularz sam pilnuje, które pola są wymagane dla danego rodzaju,
- Jeden numer IDN — EDMR‑XXXXX nadawany automatycznie i wspólny dla wszystkich wersji oraz rewizji; ten sam numer porządkuje katalogi z plikami,
- Uprawnienia co do pojedynczego pola — 21 pól metadanych z osobno nadawanym prawem edycji; brak przypisanej grupy oznacza brak możliwości edycji,
- Blokady edycji w czasie rzeczywistym — dokument edytuje jedna osoba, pozostali natychmiast widzą informację kto, a porzucona blokada wygasa samoczynnie,
- Załączniki bez duplikatów — suma kontrolna SHA‑256 rozpoznaje ten sam plik wgrany drugi raz, a podgląd PDF i obrazów otwiera się bez pobierania,
- Powiadomienia e‑mail — subskrypcja dokumentu i wiadomość o zmianie z linkiem prowadzącym prosto do właściwej wersji,
- Logowanie kontem domenowym — uwierzytelnianie w Active Directory, z potwierdzeniem hasłem, żeby niezablokowany komputer nie był furtką do systemu.
Dokumenty, ERP i pliki w jednym rejestrze
Metadanych nie przepisuje się już ręcznie. Numer oferty i numer zlecenia produkcyjnego wybiera się z wyszukiwarki podpiętej wprost do danych systemu ERP — łącznie około 12 tysięcy pozycji, z wirtualnym przewijaniem, żeby lista otwierała się natychmiast, a nie po sekundzie ładowania.
Typy rozdzielnic, wyłączników, sterowników polowych czy uziemników pochodzą ze słowników, którymi administrator zarządza samodzielnie. Pozycja wycofana ze słownika znika z nowych formularzy, ale zostaje widoczna w dokumentach archiwalnych — historia nie zmienia się wstecz.
Rejestr dokumentów jest jeden, a widoki — aktywne, archiwalne, wszystkie — to filtry nad tym samym zbiorem, z zapamiętywanym układem kolumn dla każdego użytkownika.
| IDN | Projekt / obiekt | Rodzaj | Wersja | Status | Ostatnia zmiana |
|---|---|---|---|---|---|
| EDMR-00427 | Rozdzielnica SN — stacja 110/15 kV, pole liniowe | Projekt | V3 · R2 | Aktywny | 2 godziny temu edytuje: A. Nowak |
| EDMR-00426 | Modernizacja stacji — rozdzielnia 15 kV | Projekt | V1 | Roboczy | wczoraj K. Zielińska |
| EDMR-00418 | Rozdzielnica nn — hala produkcyjna | Oferta | 4 | Aktywny | 3 dni temu M. Wiśniewski |
| EDMR-00402 | Rozdzielnica SN — stacja abonencka | Projekt | V5 · R1 | Archiwalny | 12 kwietnia P. Lewandowski |
| EDMR-00391 | Szafy sterownicze — zadanie 2 | Oferta | 2 | Wycofany | 28 marca T. Adamczyk |
| EDMR-00388 | Rozbudowa pola pomiarowego | Projekt | V2 · R0 | Aktywny | 21 marca A. Nowak |
Kontrola, rozliczalność i rozwój
Dokumentacja techniczna to nie tylko pliki — to odpowiedzialność. Dlatego druga połowa projektu dotyczyła tego, kto co może zmienić i jak to udowodnić:
- Uprawnienia opisują pola, nie ekrany — konstruktor zmienia parametry techniczne, dział ofertowy numer oferty i MPK, kierownik projektu przypisania; jeden formularz obsługuje wszystkich, pokazując każdemu tylko to, co wolno mu edytować,
- Ślad audytowy obejmuje 14 typów zdarzeń — utworzenie, edycja pola ze starą i nową wartością, zmiana statusu, nowa wersja, rewizja, archiwizacja, blokady, operacje na załącznikach i przekazanie do produkcji,
- Historia jest przeszukiwalna — osobna strona „Historia operacji” pozwala dojść do konkretnej zmiany bez otwierania dokumentu po dokumencie,
- Audyt przeżywa dokument — wpisy są samowystarczalne i pozostają czytelne nawet po usunięciu dokumentu z rejestru,
- Rozwój prowadzimy przyrostowo — numeracja IDN, uprawnienia polowe, audyt, subskrypcje i przekazanie do produkcji powstawały kolejno, już na działającym systemie; każda zmiana bazy to ponumerowany, idempotentny skrypt migracyjny, który można bezpiecznie uruchomić ponownie.
| Kiedy | Kto | Zdarzenie | Szczegóły |
|---|---|---|---|
| 12.05, 09:41 | A. Nowak | Utworzono wersję | V3 na podstawie V2 · R1 |
| 12.05, 10:07 | A. Nowak | Zmieniono pole | Prąd znamionowy: 1250 A → 1600 A |
| 12.05, 10:08 | A. Nowak | Zmieniono pole | Typ wyłącznika: próżniowy 12 kV → próżniowy 17,5 kV |
| 12.05, 11:22 | K. Zielińska | Dodano załącznik | schemat-jednokreskowy.pdf — 2,4 MB |
| 12.05, 14:03 | K. Zielińska | Zmieniono status | Roboczy → Aktywny |
| 13.05, 08:15 | M. Wiśniewski | Dodano subskrybenta | P. Lewandowski — powiadomienia e-mail |
EDMR stoi na naszym firmowym szkielecie aplikacyjnym — tożsamość, grupy uprawnień, załączniki, wiadomości i poczta działały pierwszego dnia projektu. Dzięki temu praca skupiła się na tym, co w tym wdrożeniu naprawdę unikalne: na obiegu dokumentacji technicznej.
Efekt
Dokumentacja przestała być zbiorem plików, a stała się rejestrem. Każdy dokument ma własny numer, jednoznacznie wskazaną obowiązującą wersję, komplet metadanych pobranych z ERP i historię, w której widać kto, kiedy i co zmienił. Pytanie „która wersja jest aktualna?” przestało być pytaniem — odpowiedź jest w systemie i jest ta sama dla biura, produkcji i serwisu.