PPK - NOWE OBOWIĄZKI DLA FIRM

Pracownicze Plany Kapitałowe to nowy powszechny i dobrowolny dla pracowników systemem gromadzenia oszczędności. Wpłacane przez pracodawcę składki na ubezpieczenie emerytalno-rentowe będą współfinansowane przez pracownika i pracodawcę, z niewielkim dofinansowaniem ze środków pochodzących z budżetu  państwa. 

Wpłaty podstawowe mają stanowić 3,5 % wynagrodzenia brutto danego pracownika. Będą one finansowane przez podmiot zatrudniający i oszczędzający w PPK w następujących proporcjach:

Obniżenie wpłat - ustawa przewiduje możliwość obniżenia wpłat uczestnika PPK do wysokości nie mniej niż 0,5 % wynagrodzenia w sytuacji, gdy jego wynagrodzenie osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2 – krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Dobrowolna składka - pracodawca będzie miał możliwość wpłaty składki dobrowolnej do wysokości 2,5 % wynagrodzenia brutto. Składka dobrowolna dla pracownika będzie wynosić 2 % wynagrodzenia.  W efekcie na konto pracownika w PPK będzie mogła wpływać łączna wpłata od 3,5 do 8 % wynagrodzenia brutto.

Dofinansowanie ze środków państwa - pochodząca z budżetu składka powitalna obecnie jest określona na 250 zł., dofinansowanie roczne  obecnie jest określone na 240 zł. Warunkiem otrzymania dopłaty rocznej jest wpłata na rachunek PPK w danym roku kalendarzowym kwoty nie mniejszej niż suma wpłat podstawowych naliczonych za okres 6 miesięcy od minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku.  Wyjątek stanowią pracownicy, których miesięczne wynagrodzenie nie przekracza kwoty odpowiadającej 120 % minimalnego wynagrodzenia za pracę. Prawo do dopłaty rocznej uzyskają oni w sytuacji, gdy kwota wpłat podstawowych i dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający oraz uczestnika PPK w danym roku kalendarzowym jest równa co najmniej 25 % kwoty wpłat podstawowych należnych od kwoty stanowiącej 6-krotność minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w tym roku.

Środki odprowadzane w ramach PPK mają być gromadzone na indywidualnych kontach. Zgodnie z art. 26 ust. 5 ustawy o pracowniczych planach kapitałowych wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający nie będą wliczane do wynagrodzenia stanowiącego podstawę ustalenia wysokości obowiązkowych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Oznacza to, że nie będą one stanowić również podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe, wypadkowe oraz zdrowotne, a także na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Solidarnościowy Fundusz Wsparcia Osób Niepełnosprawnych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych.

Rezygnacja - rezygnacja z udziału w programie/ przekazywania wpłat do PPK będzie możliwa w każdym momencie (na podstawie podpisania deklaracji rezygnacji zgodnie z przyjętym przez Ministerstwo Finansów wzorem). Deklaracja ma być złożona na ręce pracodawcy, który w ciągu 7 dni od dnia złożenia deklaracji przez pracownika zobowiązany będzie do poinformowania o tym fakcie właściwej instytucji finansowej. Rezygnacja obowiązuje w miesiącu jej złożenia, a składki już pobrane w tym miesiącu podlegają zwrotowi. Ponieważ przepisy ustawy stanowią, że co 4 lata pracownik będzie ponownie zapisywany do Pracowniczych Planów Kapitałowych (Podstawa prawna: Projekt z dnia 30 stycznia 2019 r. Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie deklaracji rezygnacji z dokonywania wpłat do pracowniczego planu kapitałowego), pracownik który nie będzie chciał brać udziału w programie będzie zobligowany do składania deklaracji do 4 lata.

Możliwe jest ponowne przystąpienie do programu przez pracownika, który wcześniej zrezygnował z udziału w PPK.

Pracownicze plany kapitałowe obejmą automatycznie osoby zatrudnione w wieku od 18 do 54 lat, za które pracodawca zobowiązany jest opłacać składki na ubezpieczenie emerytalno-rentowe. Dla osób pomiędzy 55 a 69 rokiem życia uczestnictwo w PPK uzależnione jest od spełnienia warunków: zatrudnienie zainteresowanej osoby w podmiocie zatrudniającym przez co najmniej 3 miesiące w okresie roku poprzedzającego jej pierwszy dzień zatrudnienia oraz złożenie oświadczenia woli o przystąpieniu do PPK.

Ważne: program nie obejmuje osób samozatrudnionych, służb mundurowych oraz rolników.

Powszechność - program jest powszechny, co oznacza, że każdy pracodawca zatrudniający co najmniej jedną osobę będzie zobowiązany do stworzenia odpowiednich procedur, ich prowadzenia, a także do zawarcia umowy z instytucją finansową, która będzie zarządzać środkami zgromadzonymi na koncie pracownika

Dobrowolność – program jest dobrowolny jedynie dla pracowników. Każdy pracodawca będzie miał obowiązek wdrożyć rozwiązania umożliwiające pracownikowi korzystanie z PPK.

Zgodnie z zapisami ustawy środki zgromadzone w PPK będą stanowić prywatną własność uczestników, którzy będą mogli wykorzystać oszczędności po osiągnięciu wieku 60 lat. Zgormadzone środki będą wypłacane w ratach, przez okres 10 lat. Dopuszczalne są sytuacje wyjątkowe w których środki będą dostępne wcześniej, np. na wypadek poważnej choroby.

Obowiązek utworzenia i prowadzenia PPK będzie leżał po stronie pracodawców.  Firma musi wybrać odpowiednią instytucję finansową, podpisać z nią umowę, ustalić wysokość składek i odprowadzać je za zatrudnionych. Do prawidłowego funkcjonowania programu w organizacji niezbędny jest system informatyczny, który umożliwi ewidencję pracowników i deklaracji w zakresie rezygnacji lub przystąpienia do programu, ewidencję zmian w wysokości składek pracowników, wysyłanie aktualizacji deklaracji pracowniczych, oraz wysyłkę zestawień o wysokości należnych składek w oparciu o wyliczone wypłaty w modułach kadrowo-płacowych.

Obowiązujące terminy 

Firmy zatrudniające powyżej 250 osób są zobowiązane do udostępnienia PPK pracownikom już 1 lipca 2019 roku.

1 stycznia 2020 roku do stosowania nowych przepisów mają być gotowe organizacje zatrudniające co najmniej 50 osób.

Podmioty zatrudniające co najmniej 20 osób muszą przygotować procesy na 1 lipca 2020 roku.

Firmy zatrudniające mniej niż 10 osób (mikroprzedsiębiorcy) nie muszą wprowadzać programu w sytuacji gdy wszyscy pracownicy złożą deklarację rezygnacji z uczestnictwa w PPK (co z pozostałymi przypadkami – potrzebne doprecyzowanie).

Pozostałe przedsiębiorstwa oraz instytucje państwowe/ firmy z sektora finansów publicznych dołączą do systemu tworzenia pracowniczych planów kapitałowych od 1 stycznia 2021 roku.

Pracodawca, u którego w dniu objęcia go przepisami ustawy funkcjonuje Pracowniczy Program Emerytalny ze składkami min. 3,5 % oraz udziałem pracowniczym min. 25 % nie musi wprowadzać programu PPK.Ponadto pracodawców będących w okresach przestoju ekonomicznego, w przypadku niewypłacalności, w okresie przejściowego ograniczenia lub zaprzestania działalności spowodowanej powodzią, będzie mogło objąć czasowe zwolnienie z obowiązku dokonywania wpłat na PPK.

Pracodawcom, którzy nie wywiążą się z obowiązku zawarcia w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej umowy o prowadzenie PPK w przewidzianym terminie, nie zrealizują wpłat do PPK w przewidzianym przepisami terminie oraz nie prowadzą dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK będzie grozić kara grzywny w wysokości od 1000 zł do 1 000 000 zł. Natomiast kara dla przedsiębiorcy, który nie dopełnia obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK lub nakłania osobę zatrudnioną lub uczestnika PPK do rezygnacji z oszczędzania w PPK, może wynieść do 1,5% funduszu wynagrodzeń w poprzednim roku obrotowym. Realizację obowiązku tworzenia i prowadzenia PPK będzie kontrolować Państwowa Inspekcja Pracy.

Za przygotowanie firmy do PPK jest odpowiedzialny pracodawca. Obsługa PPK będzie  należała do działu kadr i płac oraz księgowości organizacji. Do obowiązków organizacji/ firmy będzie należeć m.in. administrowanie listą osób objętych programem PPK, weryfikowanie oraz ewidencjonowanie danych, zawieranie umów z instytucją finansową, wyliczanie comiesięcznych wpłat na konto PPK, zarządzanie wnioskami od pracowników, etc.

Wdrożenie systemu informatycznego, a co za tym idzie - automatyzacja procesu pomoże w zarządzaniu PPK, wyeliminuje możliwe błędy i odciąży pracowników. Wdrożony system usprawni pracę i wiele czynności wykona za pracowników.